Objetivo General:

Desarrollar en las participantes habilidades y destrezas destinadas a generar o incrementar la eficiencia en la realización de los trabajos secretariales, con el propósito de garantizar la optimización de la labor de apoyo administrativo y operativo realizada dentro del área a la cual pertenecen.

• Desarrollar habilidades que permitan la fluidez del proceso de recepción y emisión de información, tanto verbal como escrita, garantizando, así, una comunicación efectiva en el puesto.

• Dar a conocer y analizar los principios básicos de las relaciones humanas armónicas, con la finalidad de que las participantes puedan aplicarlos a su vida laboral y favorecer, así, el proceso de interrelación personal y telefónico de las mismas con empleados de la organización y con personas ajenas a ésta.

• Identificar y comprender los procesos administrativos básicos del área secretarial, con el objeto de aplicarlos con eficiencia en el día a día de trabajo.

• Conocer, comprender y utilizar correctamente las normas a cumplir para el logro de una adecuada presentación personal, con la finalidad de proyectar una imagen que favorezca la imagen de la organización.

La duración del curso será de dieciséis (16) horas académicas, distribuidas en dos (2) días, sugiriéndose el siguiente horario para el desarrollo del mismo:

El curso está dirigido a aquellas empleadas que no han recibido entrenamiento previo sobre técnicas secretariales pero que la organización desee promover al cargo de secretaria y a aquellas otras que, ocupando ya esta posición, o posiciones similares, necesiten ampliar, fortalecer y/o integrar sus conocimientos.

• La secretaria: Una definición.

• El perfil de una buena secretaria.
• Cualidades, habilidades y responsabilidades de la secretaria.

 

• La planificación del trabajo.
  • La planificación diaria de actividades
  • Estableciendo prioridades
  • Criterios para establecer prioridades
  • Cultivando el hábito de llevar una lista de cosas por hacer
  • Planificación de reuniones o eventos
  • Planificación previa a la reunión
  • Cuidados en la organización y apariencia del salón
  • Planificación de viajes
  • Planificando el viaje
  • Guía para la planificación del viaje
  • Organización del trabajo secretarial cuando el jefe está de viaje

• Las relaciones humanas en la actividad secretarial.
• Cortesía telefónica.
• Reglas para una óptima atención telefónica.
• El cuidado del tono, ritmo y modulación de la voz.
• Normas para la recepción, canalización y realización de llamadas.
• Normas para las llamadas personales.
• La atención a los visitantes.
• Tipos de visitantes.
• ¿Cómo obtener información de los visitantes?
• Formas para tratar a diferentes visitantes.

• Técnicas de redacción.
• La redacción: Definición y generalidades.
• Concepto de redacción.
• Planificación metódica de una comunicación
• Cualidades de un escrito.
• El estilo
  • Clases de estilo.
• Elementos básicos de redacción.
  • Abuso de algunos verbos.
  • Recomendaciones importantes para redactar.
• La carta comercial: Disposición.

• Actualización de las reglas de ortografía.

• La correspondencia: manejo y control.

• Técnicas modernas de archivo.
• ¿Cómo disponer de un sistema de archivo?
• ¿Cómo localizar la información en un archivo?
• Más ideas para archivar con facilidad.

• La imagen personal: Impacto e importancia.

• ¿Cómo lograr la pulcritud en la apariencia?

• ¿Cómo lograr una figura esbelta?

• La buena postura.

• El vestuario apropiado.
  • ¿Cómo invertir sabiamente el presupuesto para un guardarropa?
• ¿Cómo lucir un uniforme impecable?

 

• El maquillaje.
• Maquillaje de un minuto.
• Maquillaje de tres minutos.
• Consejos para un maquillaje adecuado.

 

• El cuidado del cabello, del peinado y de las manos.

En el curso se aplicará una metodología dirigida a fomentar la atención, el interés y la participación del grupo, la cual contemplará las siguientes técnicas:

• Exposiciones teóricas de los facilitadores.

• Preguntas dirigidas al grupo, con la intención de fomentar su participación y, a la vez, medir su grado de comprensión de los temas tratados.

• Exposición de vivencias y experiencias por parte de los participantes.

• Discusiones de grupo.

• Dinámicas de grupo y/o ejercicios prácticos relacionados con cada uno de los módulos integrantes del contenido programático.

• Dramatizaciones filmadas.

• Formación de grupos para la realización de las actividades y dinámicas contempladas en el programa, con la intención de fomentar el sentido de trabajo en equipo y de sana competencia.

En el curso serán utilizados los siguientes recursos audiovisuales:

• Pizarra y rotafolio.

• Video Beam y computadora con programa PowerPoint instalado.

• Televisor, VHS y c ámara filmadora.